Учет отпусков в 1С:Зарплата и Управление персоналом ред. 2.5

Подробности

Опубликовано 21.10.2013 06:07

Порядок действий

 

Каждому работнику полагается ежегодный оплачиваемый отпуск, минимальная продолжительность которого определяется статьей 115 ТКРФ и должна составлять не меньше 28 календарных дней.

Есть несколько категорий работников, которые согласно статье 116 ТК имеют право на дополнительные оплачиваемые ежегодные отпуска. Такие отпуска предоставляются сотрудникам, которые:

•    имеют особый характер работы;
•    заняты на работах, где условия труда опасные и/или вредные;
•    работают в р-нах Крайнего Севера, а также в местностях, к ним приравненным;
•    имеют ненормированный рабочий день.

Кроме того, сам работодатель может предоставить дополнительные отпуска своим работникам, учитывая свои финансовых и производственных возможностей, прописав в локальном нормативном акте либо коллективном договоре условия и порядок их предоставления.

Для планирования отпусков и расчета компенсаций, если работник не отгулял все дни отпуска,  бухгалтеру следует знать общее количество календарных дней отпуска, которые положены сотруднику.

Этапы настройки программы по учету отпусков.

Первоначальная настройка включает несколько этапов:

•    объявление перечня всех используемых видов отпусков;
•    настройка порядка списания использованных (фактически) отпусков;
•    создание и настройка вариантов для расчетов отпускных средств и компенсаций (неиспользованный отпуск);
•    количество дней отпуска за весь год, которые положены работникам в соответствии с их должностями, нужно зарегистрировать.

Рассмотрим каждый этап подробнее.

Объявление в программе перечня всех видов отпусков.

Все виды ежегодных отпусков, используемых в компании, необходимо объявить в справочнике под названием «Виды ежегодных отпусков». Потребуется последовательно выполнить ряд операций, зайдя во вкладку меню «Предприятие» - «Виды ежегодных отпусков»:

1.    добавить вид ежегодного отпуска;
2.    указать в каких единицах измеряется продолжительность отпуска: календарные или рабочие дни;
3.    если длительность отпуска одинакова большинства или для всех сотрудников организации, нужно установить отметку в поле «Предоставить отпуск всем сотрудникам»;
4.    далее нужно указать число дней отпуска, которые положены всем работникам в течение года;
5.    сохранить внесенные изменения.

Настройка порядка списания использованных (фактически) отпусков.

Списание фактических отпусков (то есть уменьшение остатка числа неиспользованных дней отпуска) может происходить в программе при проведении или кадровых приказов на отпуск, или же документов по расчету компенсаций и отпусков.

Порядок списания определяется в  поле «Параметры учета» меню «Сервис».

Следует знать: в отношении текущих отпусков, которые предоставляются работникам в обычном порядке, можно выбрать вид документа, который станет основанием для списания числа неиспользованных дней отпуска. Проводя расчет компенсации неиспользованных дней отпуска  - выбор невозможен. В этом случае, основанием для списания будут только расчетные документы.

Виды начислений, используемые для расчета отпускных.

Потребуется открыть пункт «Настройка расчета зарплаты» в меню «Предприятие», список «Основные начисления организации».

Необходимо создать и настроить все виды начислений под каждый вид отпуска. Для проведения расчета отпускных при предоставлении ежегодного оплачиваемого основного отпуска в программе предназначен такой вид расчета, как «Оплата отпуска по календарным дням». Данная опция, как правило, настроена в вашей программе автоматически. Остается ввести и настроить все виды начислений дополнительных отпусков. Каждому из вариантов расчета отпускных нужно проставить тот, который соответствует определенному виду отпуска. Для этого необходимо выбрать в меню «Предприятие» вкладку «Настройка расчета зарплаты». Затем следует обратиться к списку «Основные начисления организации». Здесь нужно выбрать вариант для расчета отпускных.
Следует знать: такому варианту расчета отпускных, как «Оплата отпуска по календарным дням» обязательно должен соответствовать ежегодный оплачиваемый основной отпуск.

Что касается дополнительных отпусков, они предоставляются также и в рабочие дни. Поэтому в закладке «Время» необходимо установить для всех типов отпусков вид времени, графа «Неотработанные полные смены, а также командировки».